Excel, en karmaşık hesaplama hesaplamalarını yapmanıza, bilgileri sistematikleştirmenize, analitik hesaplamalar oluşturmanıza olanak sağlayan güçlü bir ofis uygulamasıdır. Ne yazık ki, Excel'in karmaşıklıklarını anlamayan birçok kullanıcı bunu yalnızca hesap makinesi gibi basit bir hesaplama aracı olarak kullanır.

Kısa bir süre içinde, sayısal göstergeler eşliğinde sunulan bilgiler analiz edilebilir, bunlara dayanarak etkin yönetim kararları alabilir, Excel'deki pivot tablosuna yardımcı olur ve ileri düzey kullanıcıların tavsiyelerini okuyarak kolayca anlaşılabilir hale getirebilir.

Otomatik rapor oluşturma prosedürü

Pivot tablo, mevcut tabloyu temel alarak bir Excel ürünü veya başka bir veritabanı olabilir.

Eğer kullanıcı ilk kursa gitmeye karar verdiyse, Excel'de bir pivot tablonun nasıl oluşturulacağına karar vermişse, bu ofis uygulaması tarafından oluşturulan tablo versiyonunda pratik yapması daha iyidir. Excel'de pivot tabloların nasıl yapıldığına ilişkin temel bilgileri öğrendikten sonra, göstergeler elde edildiğinde tamamen farklı uygulamalar tarafından oluşturulan belgeler yüklenerek daha gelişmiş seçeneklere geçebilirsiniz.

Temel gereksinimleri

Bir dizi zorunlu gereklilik vardır, aksi takdirde özet tablo kullanıcının güvendiği görevleri yerine getirmez.

Temel gereksinim, tüm verilerin bir tablonun biçiminde girilmesi gerektiğidir, tablonun üstünde, tablonun başlığı (belirtilen sütunların adları ile birlikte) çizilmiştir.

Ayrıca, boş satırlar ve sütunlar tamamen hariç tutulmalıdır. Tablonun dışında, kullanılan alana bitişik satır veya sütunlarda listelenen hiçbir not ve yabancı kayıt olmamalıdır.

Bütün tablo hücrelerinin de girilen veriye sahip olması istenir, mümkünse, sistematikleştirmeyi ve sonraki bilgi analizini olumsuz etkileyebileceğinden boş hücrelerden kaçınılmalıdır.

Genellikle Excel'de, kullanıcılar birkaç hücreyi birleştirir. Özet raporlar oluşturmanız gerekiyorsa, böyle bir birleştirme yapmaktan kaçınmanız gerekir. Bu durumda, kullanıcının görüşüne göre önemli olmayan satırları veya sütunları gizlemek kabul edilemez.

Oluşturma talimatları

Kullanıcı yukarıdaki tüm gereklilikleri yerine getirdikten sonra, Excel'de bir özet tablosunun nasıl yapıldığını anlamanıza izin vererek başka işlemlere devam edebilirsiniz.

Öncelikle, tablo başlığının hemen altında bulunan ilk hücreyi bulmanız ve aktif hale getirmeniz gerekir. Bunu yapmak için, fare imlecini bu hücreye yerleştirmeniz ve sol tuşa tıklamanız gerekir.

Ardından, ana menüde, “Ekle” sekmesine gidin, daha sonra alt menüsü görünecek ve bunların arasında “Pivot Tablo” öğesinin adıyla bir simge olacaktır. Üzerine tıklamak, sihirbazı harekete geçirir, özet raporlar oluşturmak için, hangisini kullanarak, tablo halinde analitik rapor yapmak çok daha kolay olacaktır.

Beliren iletişim kutusunda, elektronik tablo editörü sizden analiz edilecek aralığı isteyecektir. Çoğu zaman, sihirbaz bağımsız olarak doğru bir şekilde belirler, bu nedenle değişiklik gerekmez.

Ayrıca, kullanıcının bir özet raporunu nerede oluşturmak istediğini de belirtmeniz gerekir:

• Ana göstergelerin olduğu aynı sayfada;
• Yeni sayfada.

Çoğu durumda, ikinci seçeneğe başvurmanız tavsiye edilir, daha sonra karışıklık olmaz, çünkü alınan bilgiyi analiz etmek daha kolaydır.

Yeni bir sayfaya geçildiğinde, kullanıcı burada tablo için bir alan ve geçerli alanların bir listesini bulacaktır. Hangi belirli göstergelerin analiz edileceğine karar verdikten sonra, kullanıcı “Filter”, “Column” alanlarındaki seçili alanları fareyle sürüklemelidir. Bu şekilde, özet raporun sütunlarını oluşturmak mümkün olacaktır.

Dahası, gerekli alanlar fare ile sürüklenerek çizgiler tamamen aynı şekilde çizilir. Birkaç satır varsa, hangisinin en üstte ve hangisinin en altta olması gerektiğini belirlemek önemlidir. Satırları ilk önce aynı sıraya göre düzenleyebilir ve ne kadar uygun olduğunu, özet bilgilerinin ne kadar iyi görüntüleneceğini görebilirsiniz. Verileri bu konumda analiz etmek zorsa, her şey kolayca düzeltilir - fareyle belirli bir alanı basılı tutun ve yukarı ya da aşağı hareket ettirin.

Sonuç olarak, Değerler özet raporunun son bölümünü yapmak için kalır. Analiz için anahtar olan alan, örneğin toplam kütle, toplam miktar, kendisine aktarılır.

Her şey kesinlikle talimatlara göre yapılırsa, bu aşamada analitik bir rapor görüntülenir. Hatalar tespit edildiğinde alanları değiştirmek, verileri güncellemek yeterlidir ve tablo otomatik olarak yeniden oluşturulur.

Özet raporları kullanma

Kullanıcı, analitik faaliyetlere sık sık başvurmak için gerekli hale gelirse, bir pivot tablo yapmaya karar verir. Bu bağlamda, tablonun, verileri belirtilen ölçütlere göre sistematikleştirmenize olanak tanıyan bir filtre ile donatıldığını bilmek faydalıdır.

Filtre uygulanıyor

Acemi kullanıcıların Excel'de bir pivot tablosunu nasıl güncelleyebileceklerini ve gruplama verilerine dayanarak nasıl bir sorgu yapacaklarını bilmeleri yararlı olacaktır.

Özet tablodaki verilerin güncellenmesi, kullanıcı ana tabloda herhangi bir değişiklik yaptığında önemlidir. Verileri güncellemek için, ilave bir menü çağırarak tablodaki fareyi tıklamanız gerekir. "Güncelle" öğesini bulmak kolaydır ve seçmek otomatik olarak güncellenecektir.

Özet raporlarında bir filtre kullanmak da oldukça önemlidir. Çok sık olarak, çalışanların günlük verileri kaydedilir ve analitik raporlardan sorumlu olan çalışanın çeyrek veya yarım yıl için verileri analiz etmesi gerekir.

Sadece bu sorunu çözmek için filtreye yardımcı olur. Yine, karmaşık hiçbir şeye ihtiyaç yoktur. Fare ile herhangi bir tarihe tıklamanız yeterlidir (sağ klik), bağlam menüsünde “Grup” u seçin, ardından kabul edilebilir gruplama yöntemlerini tanımlayabileceğiniz bir iletişim kutusu görünecektir. Bundan sonra, tablo otomatik olarak yeniden oluşturulacak, boyut olarak önemli ölçüde azalacak ve bu nedenle verileri analiz etmek çok daha kolay olacaktır.

Bu nedenle, ilk önce basit bir masa üzerinde pratik yaparsanız, tüm gereksinimleri gözlemleyerek ve doğru verileri girerek, pivot tablolar oluşturmak kolaydır. Bu becerilere hakim olan kullanıcı, kısa sürede analiz edileceği ve mutlak doğrulukla birlikte, kullanıcı avantajlarını çok hızlı bir şekilde hissedecektir.